Exit Interview應如何避免淪為「吐苦水」大會？HR要學識處理這些問題
JobsDB較早前公布的《2019年薪酬調查報告》發現，受訪的3,192人當中，有30%在去年四月至今年三月期間，曾經轉工。當職場出現離離合合，又是HR忙於展開招聘面試及離職面試（Exit Interview）之時。但不少遞了辭職信的員工認為，一場Exit Interview，只不過是公司假惺惺扮民主；亦有辭職者將這場面試，當作「申訴大會」，向HR盡訴心中情。正在替公司人力資源部把關的，資深HR提點，進行「離職面試」的本意，是將搜集所得資料做統計，讓公司了解人手流失原因，以便日後在人事及管理政策上，作出適當改善，整個過程，絕對：對事不對人。
Exit Interview有助公司「貼地」管理
當有職員主動辭呈，即代表公司流失人才，因此，Exit Interview的首要目的，是了解員工離職原因。HR與去意已決的同事進行面談時，會先記錄好辭職原由，理由很多時並不是單一，例如包括「薪酬和福利未如理想」、「工作環境欠佳」、「與同事關係不融洽」、「已改變了工作興趣」等，HR逐一記下來後，下一步是將離職者認為最重要的因素，排列好先後次序，用作分析。
HR通常會根據這些資料，每年做一次數據整合，將機構內不同部門的Top 3離職主因抽出來，撰寫報名。如發現離職主要與「薪酬和福利」有關，就會作出實際檢討，看看這方面是否真的落後大市？若然屬實，公司將盡量捕捉市場實況，避免有過於「離地」情況出現。
Exit Interview除了上述分析用途，亦同時有助改善機構內部管理政策，所以面談時，HR會引導離職者盡量回應「對公司有何滿意及不滿意之處？」在離職者同意下，HR會將意見交給部門主管，作為日後管理人力及工作之參考。
面談過程，重中之重是「中立」
當觸及辭職原因時，離職面試變「申訴大會」，HR變「申訴專員」，並非罕見。遇上這類場面，HR在聆聽過程，保持專業態度，非常重要；身為HR，絕不能對誰是誰非表態，或作出任何評論。
原因是，HR認同或不認同這些意見也好，均屬Bias偏見。辭職者口中的不公平、不愉快事情，完全不是HR的第一身經歷，單憑對方一面支持，是不宜置評。主持著Exit Interview大局的HR，宜根據辭職者的「控訴」，盡量開導他們，例如：「你上司或同事會不會不是這樣想，而是從另一方向去考量？」、「你這樣不開心，對自己也有不大好的影響。」、「一間公司與員工之間，有時像戀愛，沒有錯或對，只有適合與不適合。既然知道合不來，放下了，未來可能會更好。」總之，以開導形式去溝通，對他們的說話，不表達「同意」或「不同意」立場。
有時，離職員工在Exit Interview對公司、上司種種不是，連珠炮發，原來只是他們道聽塗說的Gossip，所以，身為專業HR，應時刻以理性頭腦分析，有些說話，到底是出自離職者真心，希望為公司和同事好？抑或純粹是個人英雄主義作祟？
審慎篩選過意見後，將重點Summary交給部門主管作為參考已可，不用如編劇撰稿那樣，巨細無遺地將所有情節交代。
別將Exit Interview變成：街頭問卷調查
進行Exit Interview時，HR雖已有一些指定問題，希望離職員工作答，可是，面談形式絕不能如街頭問卷調查那樣，一板一眼地我問你答。面試一開始時，最重要是讓那位同事，放下戒心。以下一些現場實錄，可作參考：
HR：「我們想了解一下，是甚麼原因，令你作出今次的辭職決定？」
＊註：這是最常見的開場白，一般情況下，員工都願意交代萌生去意的大概因由，但亦有人會劈頭一句：「都是那些離職原因啦。」擺出一副不願多談姿態，較資深的HR經驗之談是，其實，這類回應並非真的No Comment，相反地，他們內心有很多說話，不吐不快。
若遇上這種情況，可嘗試用以下提問，繼續展開Exit Interview的建設性對話：
HR：「你講出來，我會將意見記錄好；如你同意，我們會把意見轉交Line Manager，你認為如何？」
＊註：利用這類引子去溝通，通常也湊效。員工很多時是擔心某些意見被主管知道後，會對推薦書及新工Reference Check帶來影響，以致不敢多言，所以，員工通常會向HR提出，待他們離職後一段時間，才呈交意見。
至於其他常見的Exit Interview問題包括：
「工作時，你獲得部門的足夠支援嗎？」
「你覺得，公司有甚麼優點？」
「你認為公司可以改善的地方是？」
「你表示，其他公司的福利較佳，那麼，它們提供的員工福利包括？加薪幅度是多少%？」
一連串問題的目的，是希望從離職員工口中，找出機構有何不足之處，以便作出改善。
向家長陪同離職面試，說不！
阿媽陪仔女見工面試，時有所聞，原來，連Exit Interview也不例外。遇到這種情況，HR應謹守專業防線，堅決Say No！
因為離職面試涉及Privacy問題，就算愛子女心切的母親，覺得孩子受到冤屈而辭職，誓要在Exit Interview主持公道，可是，根據私隱條例，即使母親大人在現場破口大罵：「你公司內部的說話，唔見得光嘅咩？」HR團隊仍要穩守專業前線，婉拒員工在家長陪同下，一起進行Exit Interview。
撰文：TY