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Market Insights Workforce insights 四天工作制有助請人留才?英調查:六成企業稱成效顯著 一文看清五大推行注意事項
四天工作制有助請人留才?英調查:六成企業稱成效顯著 一文看清五大推行注意事項

四天工作制有助請人留才?英調查:六成企業稱成效顯著 一文看清五大推行注意事項

4天工作制不是新鮮事,早在2008年美國猶他州政府就已推出,但實行3年後卻廢止。疫情以來,催生很多國家和大公司實行彈性上班制,4天工作制再度受到提倡。2021年西班牙開始了全國範圍的四天工作制試驗,今年6月英國約70家企業3300名員工實施4天工作。杜拜、韓國和日本等國也有不少企業推行此制。

香港企業也順應世界潮流,紛紛效仿,新世界集團於7月至9月試行4.5天工作週,逢星期五可獲半天假期。建造業議會早前也公布,推出「隔週4天工作制」。仔細深思,4天工作制對員工而言固然是吸引之舉,但也有一定爭議,而且推行更不能一蹴而就。參考下文的七大注意事項,規劃出專屬於你公司的制度吧!

 

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4天工作制之優劣:助請人留才 唯部分工種仍受限 

建造業議會推行4天工作制的原因是為了挽留人才,鼓勵業界關懷員工的工作及生活平衡。這也是坊間支持此制的主要觀點,總結各大試點及研究調查報告,4天工作制對企業的好處可以總結為:

  • 有助招聘和留住員工:疫後員工更重視健康狀況以及工作和生活之間的平衡有所改善,有4天工作制的企業明顯比沒有的更吸引員工。2019 年英國 Henley 商學院進行的一項調查顯示, 63% 的受訪企業認為四天工作制有助於他們招攬和留住人才。

  • 生產力提高:員工工作與休閒時間相平衡,能達到事半功倍的效果。

  • 促進工作熱情:員工出現職業倦怠的風險更低,勞逸結合是最好的工作態度。

  • 減少碳排放:減少工作天數,有助減少辦公大樓使用時所需的能源,有助環境保護,完成企業社會責任。

但是,制度也有不少爭議之處。英國推行時,著名的亞當斯密經濟研究所(Adam Smith Institute)警告說:「如果強迫人們減少工作時間,最終他們的收入肯定會減少。」此制對企業的隱憂和劣處可以總結為:

  • 工作量及壓力不降反增:工時減少,工作量不變,員工每日工作時間延長,導致壓力增大,加速疲勞。

  • 對生產力有負面影響:員工上班日工作過勞,反而使生產力下降。猶他州政府當年實施逢週五休息,員工每日服務時間延長至10小時,也出現了這個情況,成本效益下降。

  • 部分行業無法適用:香港很多企業業務需配合世界各地客戶工作模式及時間,改變時間會增加企業的營運成本。特別是服務業,或以日薪計算的勞動人口,員工本身未必願意減少工作日!

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無論爭議如何,4天工作制都是世界潮流,將會成為職場新常態。愈來愈多企業實行4天工作。招聘和人力資源管理諮詢公司Hays對9600名打工仔作調查,當中有約53%的受訪者表示,為了身心健康,他們更願意到提供「4天工作制」的公司工作。以留住人才的角度來說,企業推行4天工作,的確能為公司增加競爭力。

推行之前的五大注意事項  三種時間表供僱主參考試行

 1.轉變思維方式 

僱主必須轉變思維方式,重視員工實際生產力,而不僅僅是工作時間。我們傾向於關注客觀的、易於量化的工作時間作為成功指標,而不是更多定性指標,例如生產力。鐘錶貿易公司人力資源總監May表示,思維轉變是一件困難的事情。她曾在高層會議中提議試行4.5天工作制,但僱主認為工時減少,工作應該無法順利完成,薪酬支出理應減少;如果4天能夠做完5天的工作量,那就代表現在的工作安排不當。最終只好停止該議題的討論!

2.了解員工意願

在推行之前,請清楚了解員工對於4天工作制的理解及偏好,以及一旦推行所產生的疑慮及問題。企業家及《The 4 Day Week: How the flexible work revolution can increase productivity, profitability and wellbeing, and help create a sustainable future》一書的作者 Andrew Barnes 曾明確表示,公司需要了解員工在4天工作當中期望。

電子商務負責人Leo正在計劃在今年內推行4天工作制,目前已向員工作出問卷調查,以下是一些可供參考的問題:

  • 你想工作4天每天9小時,還是5天工作減少5小時?

  • 你想星期幾放假呢?

  • 你會如何避免4天工作制對我們的客戶和其他利益相關者造成負面影響?

  • 你會採取什麼措施來提高生產力?

  • 你期望從四天工作制中得到什麼?

 3.公司需做前期評估  預計對客戶的潛在影響

企業推行4天工作制需要明確自己的意圖,並準確地闡明所希望實現的目標。美國人力資源公司 Segal 高級副總裁詹妮弗·唐納利 (Jennifer) 表示,公司需要對收益、潛在缺點、運營的影響、總體成本等進行前期評估。

4天工作制不適用於每一項業務,當然也不適用於所有員工。各部門之中,客戶服務部絕不能受到4天工作制的負面影響。如果客戶期望你的員工每週5天都有空,那會出現期望落差,影響與客戶的關係。確保客戶知道何時可以聯繫到員工,並制訂後備聯繫方式,避免出現溝通中斷或回應應時間滯慢的情況。HR可為員工編寫標準的通知信息,向第三方說明公司正在進行這項革新措施

4.福政策及工作流程的改變

一旦實行4天工作制,需要就公司項目的運作方式製定明確的指引及方針,並落實新時間表的步驟。僱主還應考慮對休假、加班等福利政策的潛在影響,詳細說明如何應對及管理。Jennifer建議,企業應盡量在政策中預留一定的靈活性,例如個別員工可能需要更改時間表以適應運營需求、業務高峰期或客戶需求等。

對於工作分配及管理需要更明確的工作流程。評估所有定期會議,並嘗試減短會議時間,例如將1小時會議縮短至45分鐘,讓員工熟知議程,有效率發言,善用時間於具生產力及創造性的工作之上。

5.從簡開始  逐步擴大

4天工作制現時在香港仍是非常初步,我們的經濟體系、工作文化等都未必適應完全的4天工作。不妨先嘗試推行以下這3種工作時間表,測試公司日常營運、企業生產力等範疇的影響,再逐步擴大制度。

  • 夏日週五:只在夏日7至9月施行,逢週五放假,以助員工與親人子女享受更好暑假時光。

  • 9-80工作週:隔週星期五假期,員工輪流放假,公司營運時間不變,但員工可以享受更多私人時間。

  • 週五半日:逢星期五半日工作,下午已開始假期,簡單地將「Happy Friday」提早幾小時。

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僱主需要至少幾個月的時間來實施新時間表。在此期間會出現不同的問題,嘗試在發生當下即時解決,並編寫入守則當中,當試行期結束就可以作出相應調整。4天工作制存在一定的不確定性,僱主需以開放的心態去接受所有的可能性。畢竟每個行業和每間公司都有不同的文化,需要反覆試驗及改進,逐步微調計劃,才能制定出最合適的方案。

 

圖片:Freepik

 

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