Reference Check | 4招精準提問實用攻略及必問問題（附Reference Check即用範本）
在香港競爭激烈的招聘市場中，「搵啱人」從來不是一件容易的事。CV可以包裝，面試可以準備，要找到真正能力匹配、又融入企業文化的理想人選，對HR來說是一大挑戰。因此，Reference Check（僱員背景調查）就往往成為招聘過程中的關鍵一環，幫助HR把好最後一關。
以下將深入剖析 Reference Check 的三大方法，從驗證基本資訊到評估專業能力，再到分析求職者的團隊適應性與潛在風險，助您做出更明智的招聘決策。同時，我們準備了一份實用的Reference Check範本，協助您能善用範本獲取有價值的背景資訊從而識別合適的人才。
Reference Check三大方法
在招聘流程的關鍵階段，專業的僱員背景調查（Reference Check）作為驗證求職者資歷真實性的重要程序之一。當HR發出錄取通知( Offer）並獲得求職者接受後，HR可正式向求職者要求提供聯絡人選（如前公司的HR或直屬上司）發出背景調查請求。一般情況下，HR 會選擇在求職者完成現職公司的離職手續後，進行 Reference check的相關程序，避免求職者在舊公司處景尷尬。
Reference Check方法1：電話訪談調查
適用於：
時間緊迫的職位招聘
需要評估溝通能力的職位（如客戶經理、公關專員）
中小型企業的靈活招聘流程
優勢：
即時互動可捕捉受訪者的語氣變化
便於追問細節問題（平均可獲取比書面回覆多23%的資訊）
適合驗證敏感資訊（如離職原因）
建議：
進行Reference Check前，要事先獲得求職者或準員工的書面同意（Consent Letter），並在進行調查前向其前公司發出該項書面同意文件。
至少提前3個工作天以電郵預約訪談時間
工作日上午10:30-11:30為最佳聯繫時段
標準流程：開場說明→核心問題→總結確認
Reference Check方法2：電郵及書面問卷調查
適用於：
跨國企業的標準化招聘流程
需要完整書面記錄的職位
同時調查多位聯絡人的情況
優勢：
確保回答的完整性和一致性
白紙黑字清楚記錄在案
便於建立企業內部人才資料庫
建議：
問題數量控制在8-12個為宜
採用5分量表與開放式問題結合
在電郵中，附上求職者或準員工的書面同意及保密聲明
Reference Check方法3：第三方專業調查
適用於：
C-level高管招聘
涉及資金管理的敏感職位
上市公司合規性招聘
優勢：
學歷與專業資格驗證（包括海外院校）
商業信用與法律記錄調查
深度工作表現分析
建議：
需由第三方調查機構向求職者索取所有個人資料及獲取其書面同意。
由於第三方專業調查牽涉較多外部因素，因此下文主要會集中講解本地HR最常用的電話、電郵及書面問卷調查。
Reference Check問題貴精不貴多？4大必問方向拆解
HR做Reference Check最怕什麼？就是問了一大堆問題，結果拿到一堆「官方答案」。要破解這些困境，關鍵在於掌握以下4大核心提問方向，問出重點來。
基本資訊驗證
1. 「請確認XXX（求職者姓名）在貴公司的任職期間與職位名稱」 2. 「XXX當時的直接匯報對象是？」 3. 「團隊規模與XXX的具體職責範圍？」 4. 「XXX最後離職的月薪為？」
專業能力評估
5. 「XXX最具優勢的三項專業技能是？」 6. 「在過往專案中，XXX的問題解決能力表現如何？」 7. 「如需提升某項工作能力，您會建議XXX優先改進什麼？」
團隊適應力評估
8. 「請描述XXX典型的協作風格」 9. 「請描述XXX在跨部門合作中的具體貢獻」 10. 「請描述XXX面對工作衝突時的處理方式」
綜合評估
11. 「XXX在工作上的整體表現，如果用1-10評分，您會給幾分？」 12. 「如果用1-10分評估重新僱用的可能性，您會給幾分？」 13. 「對於XXX即將應聘的職位，您認為最需要注意甚麼？」
電郵及書面調查（附範本）靈活高效成HR首選
在香港節奏急速的招聘環境中，電郵背景調查因其明顯優勢成為HR的首選：
高效便捷：不受時區限制，無論跨國企業或本地公司都能輕鬆運用
記錄完整：書面記錄易於存檔，符合嚴格的僱傭合規要求
靈活彈性：聯絡人可自主安排回覆時間，從而提升調查回應率
HR 在發出Reference Check電郵時，應清楚說明此郵件的用途，並附上背景調查表（Reference Check Form），以便推薦人根據文件中的問題提供相關回覆。以下是一份專業的電郵範本及Reference Check表格範本，謹供參考使用：
Subject: Request for Professional Reference Check for [Candidate Name] ([Company Name] HR Department)
Dear [Referee Name],
I hope this message finds you well. Thank you for taking the time to support the professional recruitment process at [Company Name].
[Candidate Name] has accepted the position of [Job Title] at our company, and he has listed you as one of his professional references. To ensure our recruitment decisions remain both informed and accurate, we kindly request your assistance in completing a background reference check for the candidate.
The evaluation will focus on:
• The candidate’s core responsibilities and key achievements during their employment.
• A detailed assessment of their professional skills and job performance.
• Their effectiveness in teamwork and leadership within the workplace.
This reference check is estimated to take about 10 minutes of your time. Please be assured that all information provided will be treated with the utmost confidentiality and used solely for recruitment purposes. Attached to this email, you will find the Reference Check form along with the candidate’s signed authorization document.
If you prefer a telephone interview, we would be happy to schedule one at your convenience within [Date and Time Range]. We kindly ask that you complete and return the attached Reference Check form by [Deadline].
Thank you once again for your invaluable support in fostering professional talent development.
Sincerely,
[Your Full Name]
[Your Job Title]
[Company Name]
Telephone: [Phone Number]
Email: [Email Address] HR必知法律紅線 確保合規免觸私隱條例
如何確保調查合法合規，避免誤觸法律與職場道德紅線？以下是HR做reference check時必須掌握的規則。
法律合規：避開《個人資料（私隱）條例》陷阱
香港《個人資料（私隱）條例》對背景調查有明確規範，HR 必須遵守以下原則：
取得求職者書面授權（並保存至少 6 個月）；
僅收集與職位直接相關的資訊，避免過度詢問；
調查結果的保存期限，不超過招聘流程結束後 3 個月。
溫提：這些問題千萬不能問！
Reference Check 不是八卦時間，這些問題不僅不專業，還可能違反私隱條例、歧視條例或平等機會條例。
家庭與婚姻狀況 ：「佢有冇計劃結婚生仔？」
宗教信仰與政治立場 ：「佢有冇入教會？」
與工作無關的健康資訊 ：「佢係咪成日病？佢精神狀態穩唔穩定？」
合規問法：精準切入，避免爭議
與其問不該問的問題，不如用專業的方式了解關鍵資訊：
出勤表現：「佢嘅出勤率達唔達標？」
抗壓能力：「佢喺高壓情況下嘅表現如何？」
團隊合作：「佢同成員之間合作得點？」
處理爭議資訊：專業與公正並行
如果調查過程中出現負面信息，HR 應該：
✔ 多方驗證（至少 2 個獨立消息來源） ✔ 給求職者解釋機會，避免單方面聽信 ✔ 區分事實與主觀評價，保持專業判斷
Reference Check 是企業降低招聘風險的關鍵環節，在合法、合規與高效之間取得平衡，才是真正考驗 HR 的專業功力。做好以上的把關工作，取得深入淺出的調查效果，不僅能避開用人風險，更能與真正適合的優質人才達成合作。