解僱哲學｜炒人唔等於反面？HR必學5招和平分手術(附得體解僱信範本)
近年企業面臨的挑戰可謂一浪接一浪，不少大公司亦紛紛傳出裁員消息。對於HR及管理層來說，解僱員工不僅是一項法律責任，更是一項關乎公司形象、團隊士氣及員工感受的複雜任務。如何在合法合規的前提下，實現「和平分手」，讓員工帶著尊嚴離開，而不是帶著怨恨走，成為了一門高難度的管理藝術。本文將以勞工處《僱傭條例》為基礎，深入探討HR如何在解僱過程中做到合法、合情、合理，並提供更多實用建議。
三大解僱概念 請員工須知
一、一般解僱：提前通知 + 合理補償
適用情況：
員工表現未達標、工作態度欠佳、或因業務重組而需要裁員
法律基礎： 根據香港法例第57章《僱傭條例》第6條，僱主須選擇以下其中一種方式終止僱傭關係：
提前通知員工，履行通知期；或
支付代通知金，即一次性支付等同通知期工資的補償金。
通知期 vs 代通知金：二擇一原則
方式 | 定義 | 常見適用情況 |
通知期 | 事先通知對方，並要求對方履行工作直至通知期完結 | 需要交接、和平分手、知識傳承 |
代通知金 | 不需提早通知，直接支付通知期內應得工資作補償 | 員工即時離職、關係或決裂、敏感職位 |
通知期安排一覽表
服務年資 | 最低通知期（一般情況下） |
試用期內（少於1個月） | 無須給予通知或代通知金 |
試用期內（少於3個月） | 7天 |
試用期後（滿3個月） | 1個月 |
服務滿一年 | 1個月 |
提醒：建議在僱傭合約清楚列明通知期安排，避免爭議。
代通知金計算方式
代通知金 = 通知期內應得工資 （包括基本工資 + 固定津貼 + 其他合資格收入）
除代通知金之外，一般解僱員工，如非牽涉員工嚴重過失的即時解僱，或裁員情況，僱主需要向其作出相應補償：
1. 工資及其他款項：包括未發放的工資、未放年假的工資代替等。 終止僱傭金：包括長期服務金（受僱滿5年）或遣散費（受僱不少於24個月）。這部分可參考下文第三節關於「裁員安排」的相關內 通知期的優劣與合適情況
合適情況
需要交接工作（重要崗位或項目負責人）
雙方關係良好，和平分手
專業服務或技術行業（如法律、會計、IT），需要知識傳承
優點
充足交接時間，業務運作較平穩
顯示對員工尊重，有助維護僱主品牌
重要職位，知識傳承和內部安排更順暢
缺點
若員工消極怠工，會影響士氣與效率
若通知期時間較長，導致勞資雙方關係尷尬
若員工將轉投競爭對手，存在商業風險
代通知金的優劣與適合情境
合適情況
企業重組，需即時釋出空缺
員工表現極差，影響士氣與效率
涉及機密或敏感職位（高層、營運主管等）
雙方關係已破裂，無法正常交接
優點
避免尷尬，及早結束勞資關係
公司能即時安排補位或重組
有效控制風險（競業、資料外洩）
缺點
交接不足，影響業務連貫性
需即時支出額外開支，增加現金流壓力
高層或專業職位，知識流失風險較高
不同職位的選擇建議
職位類型 | 優先選擇 |
初級員工（店員/文員） | 視乎實際情況，兩者皆可 |
中層管理（主管/經理） | 優先通知期（交接重要） |
高層管理（總監以上） | 優先代通知金（風險控制） |
技術專才（IT/工程/設計） | 優先通知期（技能傳承） |
銷售角色（持客戶名單） | 優先代通知金（競業風險） |
簡單心法
企業重視項目 | 優先選擇 |
交接與業務連貫 | 通知期 |
風險控制與快速止蝕 | 代通知金 |
即時解僱或是履行通知期？若解僱的員工屬敏感職位，則要小心平衡箇中風險。
值得注意的是在下列情況下，僱主不可解僱僱員：
生育保障 | 僱主不可解僱已證實懷孕及已發出懷孕通知的僱員。如僱員在被僱主解僱前未發出懷孕通知，她可在緊接解僱通知後立即提交懷孕通知。而僱主必須撤回解僱該僱員的決定。 |
有薪病假期間 | 僱主不可在僱員的有薪病假期間解僱僱員。 |
向當局提供證據或資料 | 僱主不可因僱員曾在執行《僱傭條例》、因工意外或違反工作安全法例的法律程序中提供證據，或向進行查訊的公職人員提供資料而解僱僱員。 |
參加工會活動 | 僱主不可因僱員參與職工會或職工會的活動而解僱僱員。 |
工傷期間 | 僱主不可在未與因工受傷的僱員達成工傷補償協議，或有關的評估證明書仍未發出前解僱僱員。 |
僱主如在上述情況下解僱僱員，即屬違法，可被檢控，一經定罪，最高可被罰款10萬元。所以在解僱員工時，要謹記了解清楚員工的狀況才作出行動。
實用建議：
HR應確保通知期或代通知金的計算準確無誤，並在解僱信中清晰列明相關安排；
解僱前應與員工進行充分溝通，解釋解僱原因，並提供必要的支持，例如協助員工過度通知期、提供離職證明書（Reference Letter）等等；
建議HR準備一份「離職支援包」，包括推薦信及求職資源，讓離職員工感受到公司的善意。
解僱三大概念：一般解僱、即時解僱及裁員解僱，箇中處理方法及程序大不同。
二、即時解僱：慎用「即炒」！法律風險高 + 特殊補償安排
即時解僱（summary dismissal）適用於員工嚴重違規或重大失職的情況，例如：
故意不服從合理指示
嚴重失職
詐騙行為
侵犯公司機密
性騷擾或其他嚴重不當行為
這類解僱毋須通知期或支付代通知金，但法律風險較高。若僱主未能充分舉證員工行為的嚴重性，可能面臨勞資訴訟甚至索償。
即時解僱的補償安排
法律補償要點： 根據《僱傭條例》第7條，即使員工遭即時解僱，僱主仍需支付以下應得款項：
已完成工作期但未支付的工資（例如上月工資）
已應得但未放取的年假補償（按比例計算）
其他合約列明應付的法定或合資格補償（如某些津貼或佣金）
特別提醒： 「即炒」並不等於完全零補償。即使員工違規，公司亦需遵從合法結算程序，尤其年假補償和已完成工作期的工資不可忽略。
實用建議
蒐集證據： HR應確保掌握充足證據支持解僱決定，包括違規記錄、內部調查報告、相關對話紀錄等；
正式書面通知： 解僱信必須清晰列明解僱原因及具體違規行為，避免含糊不清；
面談與紀錄： 解僱前應與員工進行面談，讓員工有解釋機會，並全程記錄過程，為日後法律風險作準備；
邀請第三方： 如解僱涉及管理層或敏感職位，建議邀請法律部門或第三方顧問參與，以確保程序公平透明；
合法補償結算： 確認所有應付款項（如未放取年假補償）已妥善計算並支付，避免額外爭拗。
三、裁員安排：業務重組下的人手調整，程序與補償要兼顧
裁員（Redundancy Termination）是指公司因業務重組、部門縮減或結業等非員工過失的原因，結束僱傭合約。裁員與一般解僱不同，強調因業務需求而非個人表現引起，程序及補償安排亦有所不同。
裁員的法律依據與補償安排
法律補償要點 根據《僱傭條例》第31B條，根據連續性合約受僱不少於 24 個月的被裁員工有權獲得遣散費（Severance Payment），並同時適用以下補償安排：
通知期或代通知金 若僱主未提前發出裁員通知，則需支付代通知金，金額與一般解僱相同。
遣散費 適用於連續受僱滿2年或以上的員工。
長期服務金 適用於連續受僱滿5年或以上員工。
以下是 遣散費 / 長期服務金 的計算表格：
以下是遣散費 / 長期服務金 的計算方法：
僱員類型 | 計算方法 |
月薪僱員 | （最後一個月 全月工資 × 2/3） × 可追溯的服務年資 |
日薪 / 件薪僱員 | （最後 30 個正常工作日 中，由僱員選取的 18 天工資 × 2/3） × 可追溯的服務年資 |
註：譴散費及長期服務金上限皆為 390,000 港元。員工不能同時申領遣散費與長期服務金，若已獲遣散費，則不可再申請長期服務金。
其他應得款項，如：
已完成工作期但未支付的工資
應得但未放取的年假補償
合約列明的其他津貼或佣金
裁員程序建議
• 提前計劃與風險評估 裁員前，HR及管理層應先評估整體業務需求、人手規劃及潛在風險，包括：
裁員名單如何界定（按部門、職級或業績表現）
是否有其他替代方案，如內部調配或減薪
有否涉及特殊保護群組（如懷孕員工、工傷員工）
• 清晰內部溝通 裁員屬重大決策，須向受影響員工及留任員工清楚解釋裁員原因，並說明補償安排，避免流言滋生，影響士氣。
• 正式通知與記錄 裁員通知信應清楚列明：
裁員原因（業務重組、部門縮減等）
最後工作日
補償細節（遣散費、通知期/代通知金等）
其他應得款項及支付安排
• 提供過渡支援 為展示企業負責任態度，可考慮提供額外支援，例如：
就業轉介服務
協助修訂履歷
安排法律或心理輔導
• 妥善紀錄與簽收 確保所有文件、計算細節及員工簽收紀錄完整保存，為日後可能的勞資糾紛提供保障。
特別提醒
✅ 裁員理由必須合理
裁員必須基於真正業務需要，不可藉裁員名義變相炒人或針對個別員工，否則有機會被判「不合理解僱」，需要額外賠償。
✅ 裁員補償與MPF對沖安排
僱主可用強積金僱主供款部分，對沖遣散費或長期服務金（LSP），惟員工仍有權查閱對沖計算表，確保清晰透明。然而僱主需留意，強積金對沖機制將於2025年5月1日取消，未來不可再使用僱主強制性供款部分來抵消遣散費或長期服務金。
✅ 裁員優先次序與公平原則
如涉及同一職級多名員工，裁員名單的選擇應有客觀標準（如績效評核、年資等），避免構成歧視或不公平對待。
簡單心法
業務理由要合理，程序透明清晰
提前通知+合理補償，兼顧法律責任與企業形象
裁員不是單純數字遊戲，適當的人文關懷，長遠更有利企業聲譽
第2步：解僱風險管理 關注社交媒體發酵與員工情緒
解僱或裁員，不僅是法律程序的合規問題，更是一場聲譽風險管理的實戰。無論是即時解僱還是業務裁員，處理不當隨時在社交媒體引爆公關危機，對品牌形象、僱主品牌甚至客戶信任帶來長遠損害。
解僱風險管控Checklist
✅ 程序合法透明
確保解僱或裁員程序符合《僱傭條例》，包括提前通知、補償計算、遣散費支付等，每個步驟有紀錄可查。
如涉及即時解僱，必須有充分紀錄及證據支持，並諮詢法律或HR顧問，確保程序無漏洞。
✅ 內部溝通策略先行
解僱前，與受影響員工逐一面談，解釋決定理由及補償安排，給予充分時間消化。
解僱消息有機會在公司內部迅速傳播，HR應準備內部FAQ或公告，統一口徑，讓管理層、HR及直屬上司清楚掌握溝通重點，避免口耳相傳下扭曲事實。
預視員工情緒反應，安排即場或後續的關懷支持，例如心理輔導、求職轉介等，展現企業責任感。
✅ 社交媒體風險管理
近年不少裁員事件因員工不滿而上載至社交平台，引發公眾關注。HR可提前評估該次解僱或裁員的敏感度，若涉及長期員工、資深管理層或特殊情況（如懷孕或工傷），需有公關預案。
建立風險監察機制，留意員工或相關人士於社交平台的公開言論，必要時迅速作出澄清或回應，掌握話語權。
若發現有負面討論或媒體關注，HR應聯同公關部即時應對，以「透明+關懷」的角度，講清解僱背後的業務考量及合理程序，避免被單方面情緒帶風向。
✅ 建立負責任僱主形象
裁員或解僱並非冷血決定，HR應從頭到尾展現尊重+關懷，包括：
以尊重方式通知；
解釋補償與離職安排；
提供轉職支援或推薦信；
安排心理輔導等。
員工感受到被公平對待，即使不滿，亦較少訴諸社交媒體或法律途徑，將風險降至最低。
面對被辭職的消息，員工一定抱有負面想法，如何「得體分手」便成關鍵。
第3步：人性化的解僱信，避免火上加油
在決定解僱或裁員後，如何寫一封得體的解僱信成關鍵，一封合格的解僱信應包括以下內容：
清楚列明解僱原因（避免過度批評）。
提供最後工作日、通知期安排及補償細節。
語氣專業、措辭中立。
實用建議：
HR應避免使用情緒化或指控性語言，例如「你即日起被解僱，因為表現極差」，以免引發員工不滿。
在解僱信中表達對員工的感謝和祝福，以緩解員工的情緒。
以下是兩封英文解僱信的範本：
範本一：裁員解僱信（Redundancy Termination）
Dear [Employee’s Name],
We regret to inform you that due to [business restructuring/operational adjustments], your position has regrettably been made redundant. This decision was made after thorough consideration and reflects the company’s current operational needs, rather than your individual performance.
Your last working day will be [Last Working Day], and you will receive all statutory payments, including notice pay, severance, and unused leave compensation. Full details are attached for your reference.
We truly appreciate your contributions and the dedication you have shown during your time with us. We understand this news may be difficult, and we encourage you to reach out to our HR team if you need any support or clarification.
We sincerely wish you all the best in your future career and thank you again for being part of [Company Name].
Yours sincerely,
[Name & Title]
[Company Name] 範本二：一般解僱信（Performance-related Termination）
[Company Letterhead]
Date: [DD/MM/YYYY]
To: [Employee’s Full Name]
Position: [Job Title]
Subject: Employment Termination
Dear [Employee’s Name],
Following a series of performance reviews and discussions, we regret to inform you that your employment with [Company Name] will end on [Last Working Day]. This decision was not taken lightly, and we appreciate your efforts to improve during the process.
You will receive all final payments in accordance with your employment terms, including notice pay and any unused leave. A breakdown of these payments is attached for your reference.
We would like to sincerely thank you for your contributions and the time you spent with us. We hope this transition can be as smooth as possible, and if you need any further assistance or documentation, our HR team is here to support you.
We wish you every success in your future career and hope our paths may cross again under more positive circumstances.
Yours sincerely,
[Name & Title]
[Company Name] 第4步：通知的藝術—真實對話給予尊重
「一對一」對話環節：
在遞出大信封前，宜與員工來趟一對一面談，表達理解和支持，面對面的解釋和支持可以幫助員工感受到人文關懷，減少對公司的敵意或怨恨。
如何執行：
在面談過程中，HR應保持冷靜和專業，避免將責任推給員工，並表達對員工過去工作的感謝。可以說：「我們理解這對你來說是個艱難的消息，感謝你一直以來的努力。」
向員工說明裁員或解僱的具體原因，避免過多強調其不足之處，而是關注於公司整體策略變化或團隊的需求。
允許員工表達情緒和想法，並給予充分的時間讓他們發言，這樣員工會覺得自己被尊重，而非草率地被解決。
允許員工提出反饋，展示誠意：
通過聆聽員工的反饋，HR可以在情感上支持員工，並表達對他們貢獻的感謝。
如何執行：
在面談或後續過程中，讓員工有機會提出自己的看法，是否對裁員決策有疑問或建議；
HR應該真誠地對待反饋，並根據員工的意見做出調整（如果可行）。
提供清晰的過渡方案：
即使員工被解僱或裁員，提供過渡方案能夠幫助他們順利過渡到下一步，並減少不滿情緒。
如何執行：
提供職業轉換支援，如介紹內部其他部門的職位空缺，或者幫助員工了解外部職位機會；
盡可能為員工提供推薦信，尤其是受裁員影響的員工，幫助其重回職場；
提供有關失業援助、再培訓課程等資訊，並與員工協商如何有效利用這些資源。
解僱時，一對一的面談，宜以聆聽及理解作出發點，讓對方感到被尊重。
第5步：借鑑和平分手的實例
最理想的解僱，不是讓員工帶著憤怒離開，而是讓他們感受到被公平對待，並對公司仍保留基本尊重。HR在經濟寒冬下面對巨大壓力，但「炒人」的手法與態度，將直接影響公司聲譽及團隊士氣，以下是一些著名的案例，展示如何在解僱過程中保持員工的尊嚴，同時確保公司形象不受損害：
1. Netflix的透明度與支持 Netflix以其開放與透明的企業文化著稱。即使面對裁員或解僱，Netflix會提前與員工溝通並說明原因，確保他們了解公司的整體方向和決策，並提供豐厚的遣散費及再就業協助，幫助員工快速找到新工作。此外，Netflix經常給予被解僱員工推薦信，並幫助其尋找內部或外部的機會，確保他們能夠有尊嚴地過渡。
2. Patagonia的「共情文化」 Patagonia作為一家以社會責任和環境保護為核心的公司，處理解僱和裁員時秉持著「共情文化」。當需要進行裁員時，公司會提供個人化的輔導與支持，並給予被裁員員工充足的時間和資源尋找新工作。
3. Google的轉換計劃 Google對於裁員的方式非常注重員工的過渡。他們設有專門的「轉換計劃」，包括幫助被解僱的員工提升求職技能、建立網絡聯繫，並提供專業職業規劃服務。Google還會根據員工的貢獻提供額外的遣散費，並保障員工的醫療保險等福利，確保他們能夠平穩過渡。
4. Airbnb的慷慨解僱 2020年Airbnb進行了大規模裁員，這是由於疫情影響了旅遊業的需求。在這次裁員中，Airbnb的創始人Brian Chesky親自發表公開信，並在解僱過程中給予每位員工充分的尊重和支持。公司除了提供慷慨的遣散費外，還為員工提供了專業的職業諮詢服務，並承諾為員工提供6個月的健康保險。這樣的做法減少了負面影響，並在行業內樹立了如何以人為本的裁員模式的典範。
5. Microsoft的內部轉崗機會 Microsoft在裁員或解僱過程中不僅提供外部支持，還積極為員工尋找內部轉崗機會。即使員工的崗位不再需要，Microsoft會根據其技能和經驗推薦其他內部職位，幫助員工順利過渡，避免過多的失業時間。這樣的內部轉崗政策不僅提高了員工的忠誠度，也減少了裁員所帶來的消極情緒。
這些公司的案例強調了透明、尊重與支持在解僱過程中的重要性。最好的「和平分手」心態是尊重每位員工的貢獻，讓他們帶著尊嚴離開。這樣的策略對於企業而言，不僅有助於降低法律風險，也能夠在未來的人力資源管理中維持積極的關係。
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