Email通知應徵者落選反添好感？6招製造民心效應 省靚僱主品牌 (附招聘通知電郵範本)
HR常嘆：「請人難，留人更難」，這邊廂剛剛請到合適人選，那邊廂又有同事遞信辭職，留任率與離職率此消彼長，卻不見正面增長或減少。即使請到人，新人不到一個月又請辭，這些老問題令HR糾結不已。歸根究底，都是「吸引力法則」的影響，在此並非向大家灌輸心靈雞湯，而是提出近年成功企業極推崇的請人模式—以公司文化，乃至價值觀作為招聘人才的重要條件，同時做好”Employer Branding”（僱主品牌）去吸引具備實力又能融入公司文化的人才。HR站在企業形象的最前線，制定及實施合時的政策，不僅能提升企業民心所向的正面形象，還能提高員工的忠誠度。以下將介紹6大HR政策，為企業打造與時並進、雙向溝通，且積極反饋的工作環境。
1. 5類招聘通知 雙向溝通展誠意
在招聘過程中，及時且透明的溝通至關重要。公司可以使用email通知系統，確保每位應徵者能夠及時了解招聘進展。一些行業報告顯示，逾80%的應徵者樂於獲取有關招聘進度的消息，讓他們感受到公司對應徵者的尊重，有效減低他們在求職過程中單方面等候的焦慮感，增加對該公司的好感，同時也展現了企業的同理心。在如今數碼化及人工智能迅速發展的當下，這類軟實力絕對是企業在搶人才時的必備條件。
以下是相關的電郵範本，可根據需要進行調整：
一、職位申請確認通知(Application Acknowledgment Notification)：在應徵者發送其個人履歷到公司的指定電郵或系統後，會收到此類自動回覆電郵，此舉令對方即時知道其申請已成功遞出。
職位申請確認通知電郵範本：
Dear [Applicant’s Name],
Thank you for applying for the [Job Title] position. We have received your application and will review it within [time frame].
We will keep you informed of any updates as the process progresses. I wish you the best of luck!
Sincerely,
[Company Name] Recruitment Team
二、面試確認通知 (Interview Invitation Notification)：通常在首輪面試前，HR會致電符合條件的應徵者前來面試，在這通電話後，記得要為應徵者提供面試的詳情，如時間及地址等，並請對方回覆以作確認，貫徹企業認真盡責及保持溝通的形象。
面試確認通知電郵範本：
Dear [Applicant’s Name],
We are pleased to inform you that after an initial review, we would like to invite you for an interview for the [Job Title] position. The interview is scheduled on [Date and Time] at [Location or Online Platform].
Please confirm your availability by [Confirmation Date]. If you have any questions, feel free to contact us.
Sincerely,
[Company Name] Talent Acquisition Team
三、面試邀約通知（Interview Process Notification）： 在對方確認面試行程後，不妨為他提供進一步詳情，如面試官的身份、面試時長，及溫馨提示等，將企業與求職者的距離拉近，展示公司貼心及人性化的一面。
面試邀約通知電郵範本：
Dear [Applicant’s Name],
Thank you for your interest in the [Job Title] position at [Company Name]. We are pleased to inform you that your interview schedule has been confirmed.
Here are the details for your upcoming interview:
Date and Time: [Date and Time]
Location: [Location or Online Platform (e.g., Zoom)]
Interview Duration: Approximately [Duration, e.g., 60 minutes]
During the interview, you will meet with [Interviewer's Name], who is the [Interviewer's Position, e.g., Head of Marketing]. He will assess your suitability for the role based on your experience, skills, and alignment with our company values.
We aim to make the interview process as smooth and informative as possible. Please feel free to prepare any questions about the role or our company, as there will be an opportunity to discuss them during the interview.
If you have any scheduling conflicts or need further information, please get in touch with us at [Contact Information].
We look forward to speaking with you soon!
Sincerely,
[Company Name] Human Resources Department
四、錄用通知（Job Offer Notification）：經過一輪協商後，最終offer塵埃落地，錄用通知可以讓對方感受到公司的重視，同時表達公司對未來員工的歡迎。
錄用通知電郵範本：
Dear [Applicant’s Name],
We are delighted to inform you that you have been selected as the final candidate for the [Job Title] position. We sincerely look forward to welcoming you to the [Company Name] family.
Please confirm your start date by [Confirmation Date], and we will arrange the onboarding process accordingly.
Sincerely,
[Company Name] Human Resources Department
五、落選通知（Rejection Notification）：不少求職者經常在網上訴苦，指其求職申請往往石沉大海。作為HR，通知未能符合條件的應徵者其落選結果，總好過讓對方苦苦等候。此外，表達遺憾之餘可不忘提醒求職者公司未來尚有其他空缺，鼓勵他們繼續申請合乎資歷的崗位，讓對方感到機會尚存，對公司的觀感會較正面。
落選通知電郵範本：
Dear [Applicant’s Name],
I appreciate your interest in the [Job Title] position at [Company Name] and the time you invested in the interview process. After careful consideration, we regret to inform you that we have decided to move forward with another candidate for this position.
We were impressed with your skills and experience, and we encourage you to apply for future openings that match your qualifications. We wish you all the best in your job search and future endeavors.
Sincerely,
[Company Name] Recruitment Team
2. 4天工作周冒起 靈活安排吸引新世代員工
薪酬透明度及靈活的工作模式在當今職場中是吸引人才的關鍵因素。企業應提供具競爭力的薪酬福利，並定時跟貼市場行情，如參考jobsdb《2024年薪酬調查報告》的各行各業薪酬指標 ，制定與市價貼近或更具競爭力的薪酬；同時，彈性辦公時間及遙距工作模式對新世代人才特別具吸引力。根據同一份調查報告顯示，65%的香港打工仔希望公司推行「4天或4.5天工作周」以換取更好的Work-life Balance。目前香港主流仍停留在五天工作周，HR亦可考慮折衷做法，推混合工作模式或彈性上班時間，不僅能提升員工的工作滿意度，還有助企業在人才市場中塑造與時並進的形象。
3. 員工發聲渠道 改善流失率
員工意見反饋機制是企業內部溝通的重要橋樑，通過定期收集並回應員工的看法與建議，企業可以及時發現問題，調整策略。
全球知名的顧問企業Deloitte於去年一項與員工留任率有關的研究發現，重視員工成長及福祉的企業，能有效提升員工的留任率，並提高其工作滿意度 ；另一知名管理顧問公司McKinsey則指出，良好的員工體驗（EX, Employee Experience)能增加員工的工作積極性，讓他們更願意付出額外努力，對提升員工的忠誠度至關重要。
具體落實政策包括：每季或每半年舉行一次員工調查，涵蓋工作滿意度、管理方式、薪酬與福利待遇、團隊協作等多方面內容，讓員工有機會表達他們的想法。這樣的反饋機制有助企業更好地了解員工的實際需求，並作出改善。
4. 重視員工職涯成長 減重複工序專注創新
Deloitte的同一份研究發現，對個人職涯成長有信心的員工，在未來12個月內繼續留任的可能性比沒有信心的多出3.3倍；而在當前公司感覺不到成長的員工，在未來12個月內的離職可能性會高出2.5倍。
員工在日常工作中除了發展溝通、協作能力等軟技能外，亦必需具有與時並進、技能提升的機會，尤其是AI人工智能在工作中的應用日益普及，企業應該積極為員工提供相關的培訓機會。
McKinsey另一項針對AI與生產力的研究顯示，AI技術的應用能提高生產力，並在某些行業中將工作效率提高達40%。AI通過自動化重複性任務，讓員工能夠專注於更具創造性及價值的工作，從而提升整體工作效率，減低因重複性工序而產生的無趣及怠倦感。企業可考慮為員工提供電子學習平台或虛擬課程，並以證書增加吸引力，令員工得到技能與資歷的提升。
5. 減少Paperwork 網上申請病假、claim錢一目了然
數碼轉型已漸趨成熟，不過不少公司在行政上仍有不少paperwork，HR作為僱主與員工的對口，可在節能省時及減少人為出錯的層面上，儘量將紙張工作數碼化，例如在求職者上門面試時免去填寫紙上履歷的程序；在處理病假、年假、claim form等事項上，使用線上申請系統，讓員工可即時獲知申請的進度及結果。
6. 雲端辦公室 協作能力實時實現
除了AI之外，雲端作業模式已成職場主流。根據美國研究與咨詢公司Gartner的調查數據顯示，雲端作業模式在全球職場漸成主流，超過50%的企業將在2028年全面採用雲端平台實行工作流程。
企業提供雲端工作環境，如共享編輯功能的軟件或SaaS平台，以及辦公室即時通訊軟件（如Slack、Discord），這類工作模式不僅能夠讓員工隨時隨地投入團隊的企劃創作或即時更新工作進度，還能讓員工同步配合完成任務，提高團隊協作效率，助員工之間更好地交流、分享信息，並在需要時快速作出決策。
企業要在競爭激烈的市場中突圍而出，便要懂得與時並進。通過上述六大HR政策，不僅能增加對人才的吸引力，還能在數碼化及AI時代中保持競爭優勢。